Kişisel verilerin Korunması ve işlenmesi Politikası
|
Doküman İçeriği |
Bu politikanın amacı, KELKİT BELEDİYESİ tarafından, kişisel verilerin korunması ve işlenmesine ilişkin yöntem ve süreçlere ilişkin esasları belirlemektir. |
|
Versiyon No |
1 |
|
Dayanak |
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu |
|
Onaylayan |
KELKİT BELEDİYESİ |
İçindekiler
1.GİRİŞ. 3
2.POLİTİKANIN AMACI VE KAPSAMI 3
3.KURUM TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI 3
4.KİŞİSEL VERİ TOPLAMA YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEBİ 4
5.KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER. 4
5.1. Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygun Olma İlkesi 4
5.2. Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama İlkesi 5
5.3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlar İçin İşleme İlkesi 5
5.4. Kişisel Verilerin, İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olması İlkesi 5
5.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme İlkesi 5
5.6. Şeffaflık İlkesi 5
6.KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI 5
6.1. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları 5
6.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Şartları 7
7.KİŞİSEL VERİLERİ İŞLENEN KİŞİLER. 7
8.VERİ KATEGORİLERİ 8
9.KURUMUN YÜKÜMLÜLÜKLERİ 8
9.1. Kişisel Veri Sahibini Aydınlatma Yükümlülüğü. 9
9.2. Kişisel Verilerin Güvenliğine İlişkin Yükümlülükler. 9
9.3. Kişisel Veri Sahipleri Tarafından Yapılan Başvuruların Sonuçlandırılması Yükümlülüğü. 10
9.4. Veri Sorumluları Siciline Kaydolma Yükümlülüğü. 11
10.KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI 11
11.KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİ 12
12.KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİM HALE GETİRİLMESİ 12
12.1. Kişisel Verilerin Silinmesi 13
12.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi 13
12.3. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi 13
13.KURUM TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI 13
13.1. Kişisel Verilerin Yurt İçinde Aktarılması 13
13.2. Kişisel Verilerin Yurt Dışına Aktarılması 14
14.BAĞLI ŞİRKETLER TARAFINDAN İŞLENMEKTE OLAN KİŞİSEL VERİLERİN KURUM TARAFINDAN İŞLENMESİ 15
15.KURUM BÜNYESİNDE KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ ORGANİZASYON YAPISI 15
15.1. Veri Sorumlusu Üst Yönetimi 15
15.2. Veri Sorumlusu İrtibat Kişisi 15
15.3. Kişisel Verilerin Korunması Komitesi 16
16.RİSK ANALİZİ VE POLİTİKA DIŞI UYGULAMALAR. 16
17.POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ.. 16
KELKİT BELEDİYESİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI
GİRİŞ
KELKİT BELEDİYESİ(“Kurum”) kişisel verilerin korunması hususunda azami hassasiyet göstermekte ve kişisel veri sahiplerinin Türkiye Cumhuriyeti Anayasası ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ile koruma altına alınan haklarının korunması için gereken tüm tedbirleri almaktadır.
Veri sorumlusu Kurumun merkezi, “Atatürk mahallesi Hükümet Caddesi No: 6 Kelkit Gümüşhane” adresi olup Belediyedir.
Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası (“Politika”), Kurum tarafından KVKK’da öngörülen kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına ilişkin düzenlemelere uyum hususunda uygulanacak olan ilkeleri ve kuralları ortaya koymak için hazırlanmıştır.
Politikanın amacı ve kapsamı
Bu Politika ile Kurum tarafından işlenen kişisel verilerin; işlenme ilkelerinin, işlenmesinin yasal dayanaklarının ve işlenme amaçlarının, veri toplama yöntemlerinin; verilerin aktarılması, saklanması, anonimleştirilmesi, silinmesi, yok edilmesi ve veri güvenliğinin sağlanmasına ilişkin alınan önlemlerin ve kişisel veri sahiplerinin hakları ile bu hakları kullanma yöntemlerinin açıklanması amaçlanmaktadır.
Kurum tarafından kişisel verilerin güvenliğine ve gizliliğine önem verilmekte, bunların güvenli bir şekilde ve hukuka uygun olarak alınması, kaydedilmesi, işlenmesi, paylaşılması, korunması ve gerektiğinde silinmesi veya anonim hale getirilmesi konusunda gerekli idari ve teknik önlemler alınmaktadır.
Bu politika ile Kurum’un KVKK ile getirilen düzenlemelerin ve kişisel verilerin işlenmesinin disiplin altına alınması, içselleştirmesi ve bu düzenlemelere uygun davranmalarının sağlanması amaçlanmıştır.
Politika, Kurumun sahibi olduğu ve yönettiği tüm kişisel verilerin işlenmesi ve korunmasına yönelik yürütülen faaliyetlerde uygulanmaktadır. Kurum tarafından faaliyet konusuna ilişkin olarak kişisel verileri işlenen bütün gerçek kişiler bu Politikanın kapsamı içindedir. Tüzel kişilerin gerçek kişi yetkilileri ve çalışanlarına ait olan kişisel veriler de bu Politika kapsamındadır.
Kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusunda yürürlükte olan mevzuat uygulama alanı bulacaktır. Yürürlükte olan mevzuat ve işbu Politika arasında uyumsuzluk olması durumunda, Kurum yürürlükteki mevzuatın uygulanacağını kabul etmektedir.
ŞİRKET TARAFINDAN KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI
Kişisel veriler, Kurum tarafından özel hayatın gizliliği başta olmak üzere kişisel veri sahiplerinin temel hak ve özgürlükleri, mahremiyet ve bilgi güvenliği hakkı korunarak ilgili mevzuatta belirtilen şartlar dâhilinde ve belli amaçlarla işlenmektedir.
Kurum KVKK’ ya uyum için gerekli tedbirleri almakta, uygulamalarını KVKK’ ya uygun hale getirmekte ve bu konuda farkındalığın oluşması için özen göstermektedir. Bu kapsamda kişisel veriler, burada sayılanlarla sınırlı olmamak üzere, Kurum tarafından aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:
• Mal/hizmet alım/satım süreçlerinin yürütülmesi,
• Kurumun kurumsal yönetim faaliyetlerinin planlanması ve icrası
• Kurumun kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası,
• Kurumsal sürdürülebilirlik faaliyetlerinin planlanması ve icrası,
• Kurumun personel temin süreçlerinin yürütülmesi,
• Kurum çalışanları için iş akdi ve mevzuat kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Kurum çalışanlarına dönük eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Kurum çalışanlarının yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi,
• İş sağlığı ve güvenliği süreçlerinin yürütülmesi,
• Kurumun risk yönetimi işlemlerinin icrası ve takibi,
• Kurumun hukuk işlerinin icrası ve takibi,
• Kurumun yönetim faaliyetlerinin icrası,
• Çalışan memnuniyeti ve bağlılığının artırılmasına ilişkin süreçlerin planlanması ve yürütülmesi,
• Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci seçme ve yerleştirme süreçlerinin yürütülmesi,
• Çalışanların performans değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi,
• İnsan kaynakları süreçlerinin yürütülmesi,
• Denetim/etik faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Taşınır mal ve kaynakların güvenliği ile lojistik faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icrası, bilgi teknolojileri alt yapısının oluşturulması ve yönetilmesi,
• Yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi,
• Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi,
• Fiziksel mekân güvenliğinin sağlanması,
• Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibinin yapılması,
• Kurum hizmet temin süreçlerinin yürütülmesi, doğabilecek uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılması, toplantıya katılımın teyidi, istatistiksel amaçlarla katılımcı sayısının -belirlenmesi, toplantı ile ilgili bilgi sunulması ve güvenliğin sağlanması,
Kişisel Veri Toplama Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kurum; kişisel verileri, her türlü sözlü, yazılı ve elektronik ortamda ve işbu Politika’ da belirtilen amaçlar çerçevesinde, kanunlarda açıkça öngörülmesi, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması, ilgili kişinin kendisinin alenileştirmiş olması veya veri sahibinin açık rızası gibi hukuki sebeplerden bir veya birkaçına dayalı olarak otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla toplamakta, Kanun’da belirtilen şartlara uygun olarak işlemekte, paylaşmakta ve aktarmaktadır.
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN İLKELER
Kişisel verilerin işlenmesinde, Kurum tarafından dikkate alınacak ilkeler aşağıda başlıklar halinde belirtilmiştir.
5.1. Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygun Olma İlkesi
Kurum hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olma ilkesi uyarınca veri işlemedeki amaçlarına ulaşmaya çalışırken, veri sahiplerinin çıkarlarını ve makul beklentilerini dikkate almaktadır. Kurum ayrıca veri işleme faaliyetini şeffaf şekilde gerçekleştirmekte, bilgilendirme ve uyarı yükümlülüklerine uygun hareket etmekte ve kişisel veriler Kurum faaliyetlerinin gerektirdiği ölçüde ve bunlarla sınırlı olarak işlenmektedir.
5.2.Kişisel Verilerin Doğru ve Gerektiğinde Güncel Olmasını Sağlama İlkesi
Kurum, kişisel verilerin doğru ve güncel bir şekilde tutulmasını sağlamakta ve bunun için gerekli tedbirleri almaktadır. Bu kapsamda Kurum, kişisel veri sahiplerinin kişisel verilerini düzeltme, doğruluğunu teyit etme ve güncelleştirmelerine yönelik bir sistem kurmuştur.
5.3. Belirli, Açık ve Meşru Amaçlar İçin İşleme İlkesi
Kurum, öncelikle kişisel verileri belirli şekilde, meşru ve hukuka uygun olarak işlemekte ve kişisel veri işleme amacını kişisel veri işleme faaliyetinden önce açık ve kesin olarak belirlemektedir.
5.4. Kişisel Verilerin, İşlendikleri Amaçla Bağlantılı, Sınırlı ve Ölçülü Olması İlkesi
Kurum, işlenen verileri belirlenen amaçların gerçekleştirilebilmesine elverişli olarak ölçülü şekilde işlemekte, amacın gerçekleştirilmesiyle ilgili olmayan veya ihtiyaç duyulmayan kişisel verilerin işlenmesinden kaçınmaktadır. Ayrıca işlenen veri, sadece amacın gerçekleştirilmesi için gerekli olan kişisel verilerle sınırlı tutulmaktadır.
5.5. İlgili Mevzuatta Öngörülen veya İşlendikleri Amaç İçin Gerekli Olan Süre Kadar Muhafaza Etme İlkesi
Kurum kişisel verinin işlenmesi için öncelikle mevzuatta öngörülmüş bir süre varsa bu süreye riayet etmekte; şayet böyle bir süre öngörülmemişse kişisel verileri ancak işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu çerçevede öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verinin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediği tespit edilmekte, mevzuatta bir süre öngörülmüşse bu süre kadar, yoksa kişisel verinin işlendiği amaç için gereken süre kadar ilgili kişisel veri saklanmaktadır. Saklama sürelerinin sonunda kişisel veri, periyodik imha sürelerine veya veri sahibinin başvurusuna göre ve belirlenmiş olan imha yöntemlerine göre silinmekte, yok edilmekte ya da anonim hale getirilmektedir.
Kurum ileride tekrar kullanılabileceğini düşünerek ya da herhangi bir başka gerekçe ile kişisel verileri muhafaza etme yoluna gitmemektedir.
5.6. Şeffaflık İlkesi
Kurum, kişisel veri işleme konusunda şeffaflığa önem vermektedir. Kişisel verilerin hangi amaçla ve hangi hukuki dayanak ile işlendiğine ilişkin ilgili kurumlara ve talep etmeleri halinde kişisel veri sahiplerine bilgi vermektedir.
KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI
Kişisel veriler, Kurum tarafından KVKK’ nın 5 ve 6. maddeleri ile ilgili mevzuata uygun olarak kişisel veri ve özel nitelikli kişisel veri ayrımı yapılarak işlenmektedir.
6.1. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları
Kişisel veriler, Kurum tarafından KVKK’ nın 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak işlenmektedir. Bu kapsamda Kurum kişisel veri işleme faaliyetlerini yürütürken faaliyetin bu şartlardan birinin kapsamına girip girmediğini değerlendirmekte ve bu şartlardan birine uygun olmayan kişisel veri işleme faaliyetini sonlandırmaktadır.
Kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabileceği gibi bu şartlardan birden fazlası da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilmektedir:
Kişisel Veri Sahibini Açık Rızasının Bulunması
Kişisel veriler, veri sahibinin bilgilendirilmeye dayalı ve özgür iradeye dayalı açık rızasının varlığı durumunda işlenebilmektedir. Bunun için kişisel veri sahiplerinin ispata elverişli yöntemler ile açık rızaları alınmaktadır.
Veri sahibinin açık rızası olmasa da aşağıdaki şartlardan herhangi birinin varlığı durumunda kişisel veriler işlenebilmektedir.
Kanunlarda Açıkça Öngörülmesi
Kanunlarda açıkça öngörüldüğü durumlarda Kurum bu hüküm kapsamında kişisel verileri işleyebilmektedir.
Fiili İmkânsızlık Nedeniyle Açık Rızanın Alınamaması
Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin, kendisinin ya da başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması halinde ilgili kişinin kişisel verileri işlenebilecektir.
Sözleşmenin Kurulması veya İfasıyla Doğrudan İlgili Olması
Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin zorunlu olması durumunda ilgili kişilerin bu amaçla sınırlı olmak üzere kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür. Örneğin, bir sözleşme gereği paranın ödenmesi için alacaklı tarafın hesap numarasının alınması veya sözleşme gereği satıcının, malı teslim borcunu yerine getirmesi için alıcının adresini kaydetmesi ya da işverenin maaş ödemesini gerçekleştirmek amacıyla çalışanların banka bilgilerini elinde bulundurması, bu kapsamda değerlendirilebilecektir.
Veri Sorumlusunun Hukuki Yükümlülüğünü Yerine Getirmesi İçin Zorunlu Olması
Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için veri işlenmesinin zorunlu olduğu hallerde ilgili kişinin kişisel verileri işlenebilecektir.
İlgili Kişinin Kendisi Tarafından Alenileştirilmiş Olması
İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilen, bir başka ifadeyle herhangi bir şekilde kamuoyuna açıklanmış olan kişisel verileri işlenebilecektir. Bu duruma örnek olarak ise bir kişinin belirli hallerde kendisiyle iletişime geçilmesi amacıyla iletişim bilgilerini kamuya açık şekilde ilan etmesi verilebilir. Kurumsal internet sitelerinde, çalışanların işyeri telefon numaraları ve kurumsal elektronik posta adreslerinin üçüncü kişilerin erişimine açık şekilde paylaşılması halinde de alenileştirmeden söz edilebilir.
Bir Hakkın Tesisi, Kullanılması veya Korunması İçin Zorunlu Olması
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması halinde ilgili kişinin kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür. Örneğin, bir Kurumun kendi çalışanı tarafından açılan bir davada ispat için bazı verileri kullanması gibi. Ayrıca, sözleşme sona erdikten sonra, olası yasal takiplere karşı zamanaşımı süresinin sonuna kadar fatura, sözleşme, kefaletname gibi belgelerin bu amaçlar için saklanması da bu kapsamda değerlendirilecektir.
Veri Sorumlusunun Meşru Menfaati İçin Zorunlu Olması
Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydı ile veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması durumunda, kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür.
6.2. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenme Şartları
Özel nitelikli kişisel veriler KVKK’ nın 6. maddesinde belirtildiği üzere; kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileridir.
KVKK gereğince;
• Sağlık ve cinsel hayat dışındaki kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hallerde veri sahibinin açık rızası olmaksızın işlenebilecektir.
• Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında olan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından veri sahibinin açık rızası aranmaksızın işlenebilecektir.
Diğer hallerde veri sahibinin özel nitelikli kişisel verilerinin işlenebilmesi için veri sahibinin açık rızasının alınması gerekmektedir.
Kurum KVKK’ da “özel nitelikli kişisel veri” olarak belirlenen kişisel verilerin korunmasında daha hassas ve özenli davranmaktadır. Veri sahibinin açık rızası olmaksızın özel nitelikli kişisel veriler, Kurum ve bağlı şirketler tarafından işlenmemektedir.
Kurum, çalışanlarının ve çalışan adaylarının adli sicille ilgili verileri ile sağlık raporları, engelli olma durumları özlük dosyasına konulmak üzere veya görevlendirme yaparken sağlık durumuna uygun şekilde görevlendirme yapabilmek için ilgili mevzuat gereği ve mevzuat tarafından belirlenecek olan yeterli önlemleri alarak işlemektedir. Çalışanların kan grubu verileri iş sağlığı ve güvenliği kapsamında herhangi bir acil müdahale esnasında ihtiyaç duyulması halinde kullanılabilmesi için işlenmektedir.
kişisel verileri işlenen kişiler
Kurum; çalışanlar, çalışan adayları, stajyerler, mal ve hizmet satın alınan gerçek kişiler ile tüzel kişilerin çalışanları ve yetkilileri, mal ve hizmet satın alan kişiler, katılımcılar ve ziyaretçilerin kişisel verilerini toplamaktadır. Veri sahibi kategorileri aşağıdaki tabloda gösterilmiştir.
|
KİŞİSEL VERİ SAHİBİ |
AÇIKLAMA |
|
Çalışanlar |
Kurum çalışanlarını ifade eder. |
|
Çalışan adayları |
Kuruma herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunan ya da iş başvurusunda bulunmamakla birlikte özgeçmiş ve diğer bilgilerini Kurum ile paylaşmış olan kişileri ifade eder. |
|
Mal ve hizmet satın alınan gerçek kişiler ile tüzel kişilerin çalışanları ve yetkilileri |
Kuruma mal ve hizmet satışı yapan gerçek kişiler ile tüzel kişilerin çalışan ve yetkililerini ifade eder. |
|
Mal ve hizmet satın alan gerçek kişiler ile tüzel kişilerin çalışanları ve yetkilileri |
Kurumdan mal ve hizmet satın alan müşterileri ifade eder. |
|
Talep ve Şikâyet İletenler |
Kuruma mal ve hizmetler konusunda talep ve şikâyetlerini ileten gerçek kişileri ifade eder. |
|
Ziyaretçiler |
Kuruma ait binalara ve mağazalara ziyaret vs. amaçlarla gelen kişileri ifade eder. |
Veri kategorileri
Kurum tarafından kişisel veri işleme amaçlarına uygun olarak aşağıda belirtilen kimlik, iletişim, özlük, hukuki işlem, müşteri işlem, finans, fiziksel mekân güvenliği, işlem güvenliği, mesleki deneyim, pazarlama, görsel ve işitsel veriler ile özel nitelikli kişisel verilerden sağlık ile ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleri bilgileri işlenmektedir.
|
VERİ TİPİ |
AÇIKLAMA |
|
Kimlik |
Kişilerin adı, soyadı, T.C. kimlik numarası, uyruk, pasaport, doğum yeri, doğum tarihi, cinsiyet, vergi numarası, unvan, vb. kimliklerinde yer alan bilgileri kimlik verileridir. |
|
İletişim |
Kişinin adresi, telefon numarası, e-posta adresi, KEP adresi gibi iletişim için kullanılan bilgileri iletişim verileridir. |
|
Özlük |
Kişinin özlük dosyasında yer alan bilgilerdir. Bordro bilgileri, disiplin soruşturması, adli sicil kayıt bilgileri, işe giriş-çıkış kayıtları, özgeçmiş bilgileri, performans değerlendirme raporları gibi bilgiler bu kategoride değerlendirilir. |
|
Hukuki İşlem |
Adli makamlarla yapılan yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler bu kategoride değerlendirilir. |
|
Müşteri İşlem |
Verilen hizmetler için kesilen faturalar, adisyonlar, senet ve çek bilgileri, sipariş ve talep bilgileri vb. veriler müşteri işlem verileridir. |
|
Fiziksel Mekân Güvenliği |
Ziyaretçi kayıtları, çalışan ve ziyaretçilerin giriş çıkış kayıtları, kamera kayıtları, araç bilgisi vb. bilgiler fiziksel mekân güvenliğine ilişkin kişisel verilerdir. |
|
İşlem Güvenliği |
IP bilgisi, internet sitesi giriş çıkış bilgileri, sistem logları, şifre ve parola bilgileri bilgi işlem güvenliği verisi olarak değerlendirilir. |
|
Finans |
Kişilerin Banka Bilgileri, IBAN No’su, hesap bilgileri, kredi ve risk bilgileri, malvarlığı bilgileri finansal veridir. |
|
Mesleki Deneyim |
Diploma bilgileri, eğitim sertifikaları, katılım belgeleri, gidilen kurslar, belirli bir konuya ilişkin uzmanlık belgeleri, daha önce çalışılan iş ve iş tecrübelerine ilişkin bilgiler, gerçekleştirilen projeler vb. mesleki deneyim verisidir. |
|
Görsel ve İşitsel Veriler |
Video kayıtları, fotoğraflar, ses kayıtları, kamera görüntüleri görsel ve işitsel verileri oluşturur. |
|
Özel Nitelikli Kişisel Veri |
Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik veriler, özel nitelikli kişisel veridir. Kurum bu kapsamda sadece ceza ve güvenlik tedbirleri verisi ile sağlık verisini toplamaktadır. |
ŞİRKETİN YÜKÜMLÜLÜKLERİ
Kurumun, kişisel verilerin işlenmesi açısından KVKK ve ilgili mevzuat çerçevesindeki yükümlükleri aşağıdaki şekildedir:
9.1. Kişisel Veri Sahibini Aydınlatma Yükümlülüğü
Kurum kişisel verilerin elde edilmesi sırasında veri sahiplerini, verilerinin ne şekilde işleneceği konusunda aydınlatmaktadır.
KVKK’ nın 10. maddesi kapsamında Kurum kişisel veri sahiplerine;
• Veri sorumlusu olarak Kurum’un Bilgisi,
• Kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği,
• Kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği,
• Kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebepleri,
• Kişisel veri sahibinin KVKK’ nın 11. maddesinde sahip olduğu haklar, konusunda bilgi vermektedir.
Kurum işbu yükümlülük gereğince, hazırlamış olduğu aydınlatma metni ile ilgili kişileri bilgilendir ve söz konusu bilgilendirme ilgili kişi ile ilk iletişime geçildiği anda yapılır.
9.2. Kişisel Verilerin Güvenliğine İlişkin Yükümlülükler
Kurum KVKK’nın 12. maddesine uygun olarak;
• Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek,
• Kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek,
• Kişisel verilerin muhafazasını sağlamak,
amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
Kurum, Kişisel Verileri Koruma Kurumunun veri güvenliğine ilişkin yükümlülükler hakkındaki rehberleri uyarınca veri güvenliğine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmek amacıyla gerekli özeni göstermekte ve gerekli idari ve teknik tedbirleri almaktadır.
Kurum bünyesinde KVKK hükümlerinin uygulanmasını sağlamak amacıyla gerekli denetimleri yapmaya veya yaptırmaya yönelik sistemleri oluşturur. Bu kapsamda gerekli olan organizasyon yapısı Kurum tarafından kurulmaktadır. Söz konusu denetim sonuçları Kurum bünyesinde oluşturulan organizasyon yapısı içinde değerlendirilerek gerekli önlemler alınmaktadır.
Kurum bu kapsamda kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi ve muhafazasının sağlanması için aşağıdaki idari ve teknik tedbirleri almaktadır:
• Kurum bünyesindeki veri işleme faaliyetlerine ilişkin tüm süreçler analiz edilmekte bu kapsamda “kişisel veri işleme haritası” çıkartılmaktadır. Oluşturulan kişisel veri envanteri, düzenli olarak güncellenmektedir.
• KVKK kapsamında kurumsal politikalar hazırlanmakta ve bu politikalar gerektiğinde güncellenmektedir.
• Kişisel veri işleme süreçleri teknik yöntemlerle denetlenmekte ve belirlenen ilgili kişiye raporlanmaktadır.
• Kurum çalışanları kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi ve hukuka aykırı veri işlemenin yaptırımları konusunda bilgilendirilmekte ve bu konuda eğitilmektedir.
• Kurum çalışanlarının kişisel verilerin korunması ve işlenmesi konusundaki farkındalığının sağlanması için periyodik eğitimler verilmektedir.
• Kurum, çalışanlarını, bağlı şirketleri, iştirakleri, iş ortaklıkları, hizmet sağlayıcıları ile arasındaki hukuki ilişkiyi belirleyen sözleşme ve diğer belgelere kendileri ile paylaşılan kişisel verilerin gizliliğine, bu verilerin ne şekilde işleneceğine ve saklanacağına ilişkin hükümler koymaktadır.
• Kişisel Verileri Koruma Kurulunun aldığı kararlar takip edilerek, bu kararlara göre Kurumun alması gereken önlemler belirlenmektedir.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
Kurum, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişimi engellemek için aşağıdaki teknik ve idari tedbirleri almaktadır:
• Kurum, kişisel verilere erişimi, veri işleme konusunda açıkça yetkilendirilmiş çalışanları ile sınırlandırmaktadır. Kurum çalışanlarının görevleri gereği kullanmadıkları kişisel verilere erişimleri sınırlandırılmaktadır.
• Kişisel verilerin saklandığı sisteme ve konumlara ilgilisinin dışındaki erişimin engellenmesi için gerekli teknik önlemler alınmakta ve alınan önlemler dönemsel olarak güncellenmektedir.
• Alınan teknik önlemler düzenli olarak ilgilisine raporlanmaktadır.
• Kişisel verilerin korunmasını sağlamaya yönelik gerekli olan virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar, yazılım ve sistemler Kurum tarafından kurulmaktadır.
• Kurum, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişimi engellemeye yönelik teknik tedbirler konusunda teknik personel istihdam etmektedir.
• Kurum, çalışanlarından işten ayrılmalarından sonra da geçerli olacak şekilde, görevleri gereği öğrendikleri kişisel verileri KVKK hükümlerine aykırı olarak bir başkasına açıklamayacakları ve işleme amacı dışında kullanmayacakları konusunda taahhüt almaktadır.
Kurum, her türlü idari ve teknik tedbirler alınmasına rağmen işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde, bu durumu öğrendiği tarihten itibaren en geç 72 saat içinde Kurul’a bildirir. Söz konusu veri ihlalinden etkilenen kişilerin belirlenmesini müteakip ilgili kişilere de makul olan en kısa süre içerisinde, ilgili kişinin iletişim adresine ulaşılabiliyorsa doğrudan, ulaşılamıyorsa veri sorumlusunun kendi web sitesi üzerinden yayımlanması gibi uygun yöntemlerle bildirim yapılır.
9.3. Kişisel Veri Sahipleri Tarafından Yapılan Başvuruların Sonuçlandırılması Yükümlülüğü
Kurum, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için KVKK’nın 13. maddesi uyarınca kişisel veri sahipleri tarafından yapılan başvuruları cevaplandırmakla yükümlüdür.
Kişisel veri sahipleri, bu çerçevede KVKK’nın uygulanması ile ilgili taleplerini yazılı olarak veya aşağıda belirtilen diğer yöntemlerle Kurum’a iletebilirler.
|
BAŞVURU YÖNTEMİ |
BAŞVURUDA GEREKENLER |
BAŞVURU ADRESİ |
DİĞER İSTENENLER |
|
Şahsen Başvuru |
Kurumumuzun faaliyet gösterdiği adrese kimliğinizi doğrulayarak şahsen veya vekâletname ibraz etmek suretiyle bir vekil aracılığıyla başvuruda bulunabilirsiniz. Başvuru, başvuru formu veya bir dilekçe ile yapılabilir; ancak ıslak imzalı olmalıdır. |
KELKİT BELEDİYESİ Atatürk Mahallesi Hükümet Caddesi No:6 Kelkit Gümüşhane |
Başvuru kapalı zarf ile yapılmalı, zarfın üzerine “Kişisel Verileri Koruma Kanununu Kapsamında Bilgi Talebi” ibaresi yazılmalıdır. |
|
Posta Yoluyla Başvuru |
Islak imzalı başvuru formu veya dilekçe posta yoluyla gönderilerek de başvuruda bulunulabilir. Noter onaylı imza sirküsü ile başvuru vekil aracılığıyla yapılmışsa vekâletnamenin aslının da zarfa konulması gereklidir. |
KELKİT BELEDİYESİ Atatürk Mahallesi Hükümet Caddesi No:6 Kelkit Gümüşhane |
Zarfın üzerine “Kişisel Verileri Koruma Kanununu Kapsamında Bilgi Talebi” ibaresi yazılmalıdır. |
|
Noter Yoluyla Başvuru |
Bizzat veya vekil aracılığıyla noter kanalıyla başvuru da yapılabilir. Bu başvuruda cevabın hangi yöntemle alınmak istendiği de belirtilmelidir. |
KELKİT BELEDİYESİ Atatürk Mahallesi Hükümet Caddesi No:6 Kelkit Gümüşhane |
|
Kurum, kişisel veri sahipleri tarafından kendisine iletilen KVKK’nın uygulanmasıyla ilgili talepleri, niteliklerine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırır. Ancak, Kurum, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücretleri başvuruda bulunan kişisel veri sahibinden isteyebilir.
Başvuran kişisel veri sahibinin kimliğini ispat edecek olan belge ve dokümanlarla başvuruda bulunması gerekmektedir. Bu belgelerin teyidi yapılmaksızın başvuruya olumlu cevap verilmez.
Başvuran tarafından aksi belirtilmedikçe başvuruda kullanılan yöntem ile Kurum tarafından cevap verilir.
Kurum, kişisel veri sahibinin talebini kabul edebilir veya gerekçesini açıklayarak reddedebilir ve cevabını ilgili kişiye yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir. Başvuruda yer alan talebin Kurum tarafından kabul edilmesi hâlinde gereği yine Kurum tarafından yerine getirilir. Başvurunun Kurum’un hatasından kaynaklanması hâlinde varsa alınan ücret ilgili kişiye iade edilir.
Kurum tarafından başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; ilgili kişi, Kurum’un cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve herhâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kurula şikâyette bulunabilir.
9.4. Veri Sorumluları Siciline Kaydolma Yükümlülüğü
Kurum, veri işlemeye başlamadan önce Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenerek ilan edilecek süre içinde, KVKK’da sayılan başvuru bilgi ve belgeleri ile birlikte Veri Sorumluları Sicili’ne kayıt olur.
KİŞİSEL VERİ SAHİPLERİNİN HAKLARI
Kişisel veri sahipleri KVKK’nın 11. maddesinde belirtilen ve aşağıda yer alan haklara sahiptirler:
1.Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
2.Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3.Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4.Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5.Kişisel verileri eksik veya yanlış işlenmişse bunların düzeltilmesini isteme, KVKK’da öngörülen şartlar çerçevesinde bunların silinmesini veya yok edilmesini ve bu işlemlerin kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
6.İşlenen verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
7.Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
Kişisel veri sahiplerinin bu haklarını kolaylıkla kullanmaları için Kurum tarafından her türlü önlem alınmaktadır. Ancak Kişisel Verileri Koruma Kurumunun yayınlamış olduğu Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca kişisel veri sahiplerinin başvurularında aşağıdaki bilgilerin bulunması zorunlu görülmüştür:
• Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza,
• Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası,
• Yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
• Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
• Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,
• Talep konusu.
Yukarıdaki bilgileri içeren bir dilekçeyi kişisel veri sahipleri kendileri hazırlayabilecekleri gibi Kurumumuzdan veya http://www.kelkit.bel.tr ‘den edinecekleri Kelkit Belediyesi Kişisel Veri Sahibi Başvuru Formu kullanarak da haklarını kullanabilirler.
Kişisel veri sahiplerinin eksik bilgi içermeyen başvuruları, otuz günü geçmemek üzere hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak Kurum tarafından sonuçlandırılır. Başvuruda eksik bilgi bulunması durumunda ek bilgiler kişisel veri sahibinden talep edilerek başvuru cevaplandırılır.
Öte yandan kişisel veri sahibinin ancak açık rızası ile işlenebilecek veriler açısından, veri sahibi vermiş olduğu açık rızayı her zaman geri çekme hakkına sahiptir. Bu durumda bu tür kişisel veriler; silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİ
Kurum, kişisel verileri ilgili mevzuatta belirtilen süre boyunca saklamaktadır. Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasına ilişkin herhangi bir süre öngörülmemiş ise, kişisel veriler ticari hayatın teamülleri gereğince işlenmesinin gerektiği ya da işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar işlenmektedir. Bu çerçevede öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verinin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediği tespit edilmekte, mevzuatta bir süre öngörülmüşse bu süre kadar, yoksa kişisel verinin işlendiği amaç için gereken süre kadar ilgili kişisel veri saklanmaktadır. Saklama sürelerinin sonunda kişisel veri, periyodik imha sürelerine veya veri sahibinin başvurusuna göre ve belirlenmiş olan imha yöntemlerine göre silinmekte, yok edilmekte ya da anonim hale getirilmektedir.
KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİM HALE GETİRİLMESİ
Kurum tarafından KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, kişisel veriler, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde re’sen veya ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesi, Kişisel Verilerin Silinmesi Yok edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelikte belirtilen esaslara ve Kişisel Verilerin Korunması Kurumunun konuya ilişkin yayınladığı rehberdeki yöntemlere uygun olarak yapılır.
Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesinde;
• İlgili mevzuatta kişisel verilerin işlenmesinde uyulması gerekli görülen genel ilkelere,
• Veri sorumlularının veri güvenliğine ilişkin yükümlülükleri kapsamında alınması gereken idari ve teknik tedbirlere,
• Kişisel Verileri Koruma Kurulu kararlarına,
• Kişisel verilerin saklanmasın ve imhası politikasına uygun hareket edilmektedir.
Kurum, ayrıca Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası kapsamında ayrıntılı olarak ele alınacak teknik ve idari tedbirleri de almaktadır.
12.1. Kişisel Verilerin Silinmesi
Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.
Kurum, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alır.
12.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Kurum, kişisel verilerin yok edilmesiyle ilgili gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alır.
12.3. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya alıcı grupları tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir. Bu özelliklerin engellenmesi veya kaybedilmesi sonucunda belli bir kişiyi işaret etmeyen veriler, anonim hale getirilmiş veri sayılır. Diğer bir ifadeyle anonim hale getirilmiş veriler bu işlem yapılmadan önce gerçek bir kişiyi tespit eden bilgiyken bu işlemden sonra ilgili kişi ile ilişkilendirilemeyecek hale gelmiştir ve kişiyle bağlantısı kopartılmıştır.
Kurum, kişisel verilerin silinmesi veya yok edilmesi yerine anonim hale getirilmesi sürecinde gerekli her türlü teknik ve idari tedbirleri alır. Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, Kişisel Verilerin Silinmesi Yok edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelikte belirtilen esaslara ve Kişisel Verilerin Korunması Kurumunun konuya ilişkin yayınladığı rehberdeki yöntemlere uygun olarak yapılır.
Kurum tarafından kişisel verilerin aktarılması
Kurum, KVKK ile uyumlu olarak ve kişisel veri işleme amaçları çerçevesinde kişisel veri sahiplerinin kişisel verilerini yetkili kurum ve kuruluşlara, hizmet sağlayıcılarımıza ve ilgili kişilere aktarabilmektedir.
13.1. Kişisel Verilerin Yurt İçinde Aktarılması
Kişisel verilerin yurt içinde aktarılması için KVVK m. 8. Uyarınca, aşağıdaki şartlardan en az birinin sağlanması durumunda veri sahibinin açık rızası olmasa da kişisel veriler aktarılabilmektedir:
• Kişisel veri aktarımının kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için veri aktarılmasının zorunlu olması,
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin aktarılmasının gerekli olması,
• Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için kişisel veri aktarılmasının zorunlu olması,
• İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması kaydıyla alenileştirme amacıyla sınırlı olarak kişisel veri aktarımının yapılması,
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için kişisel veri aktarılmasının zorunlu olması,
• İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri<